Formal Phrases for Written Contact
Emails and messages to people you don't know.
Email Swedish in full: hej-based (yes, even formally), forwarding and cc-ing, chasing silence politely — through the sign-off ladder to allt gott.
- 1
Hej,
Dear Sir or Madam,
Tip: Swedish rarely uses formal salutations — 'Hej' is standard even in business.
- 2
Hej Anna,
Dear Anna,
Tip: The normal opening.
- 3
Jag skriver angående…
I am writing regarding…
Tip: Standard opening line.
- 4
Jag kontaktar er eftersom…
I am contacting you because…
Tip: Formal.
- 5
Jag såg ditt inlägg om…
I saw your post about…
Tip: Neutral.
- 6
Jag hittade era uppgifter på nätet.
I found your details online.
Tip: Standard.
- 7
Jag heter…
My name is…
Tip: Simple and standard.
- 8
Jag arbetar på…
I work at…
Tip: Standard.
- 9
Jag har en fråga.
I have a question.
Tip: Direct, and fine here.
- 10
Jag skulle vilja veta…
I would like to know…
Tip: Polite.
- 11
Kan ni berätta…?
Could you tell me…?
Tip: Polite.
- 12
Skulle det vara möjligt att…?
Would it be possible to…?
Tip: Formal.
- 13
Jag vore tacksam om…
I would be grateful if…
Tip: Formal and warm.
- 14
Om det inte är för mycket besvär.
If it is not too much trouble.
Tip: Polite.
- 15
Jag förstår att ni har mycket att göra.
I appreciate that you are busy.
Tip: Diplomatic.
- 16
Jag ska fatta mig kort.
I will keep it brief.
Tip: Appreciated in Swedish email.
- 17
Kort sagt…
In short…
Tip: Standard.
- 18
Sammanfattningsvis…
To summarise…
Tip: Formal.
- 19
Bifogat finner ni…
Please find attached…
Tip: Standard.
- 20
Se bilagan.
See the attachment.
Tip: Simple.
- 21
Länken finns nedan.
The link is below.
Tip: Standard.
- 22
Bekräfta gärna mottagandet.
Please confirm receipt.
Tip: Standard.
- 23
Jag ser fram emot ert svar.
I look forward to your reply.
Tip: Formal closing.
- 24
Jag önskar svar senast på fredag.
I would appreciate a reply by Friday.
Tip: Setting a deadline.
- 25
Tack på förhand.
Thank you in advance.
Tip: Extremely common in Swedish.
- 26
Tack för din tid.
Thank you for your time.
Tip: Standard.
- 27
Tack för att du återkom.
Thank you for getting back to me.
Tip: Standard.
- 28
Ursäkta det sena svaret.
Sorry for the late reply.
Tip: Very common.
- 29
Jag har varit bortrest.
I have been away.
Tip: Standard explanation.
- 30
Jag missade ditt meddelande.
I missed your message.
Tip: Honest and fine.
- 31
Jag vidarebefordrar detta till…
I am forwarding this to…
Tip: Standard.
- 32
Hon kan svara bättre.
She is better placed to answer.
Tip: Natural.
- 33
Jag sätter min kollega på kopia.
I am copying in my colleague.
Tip: Standard.
- 34
Svara gärna alla.
Please reply to all.
Tip: Standard.
- 35
Detta är en påminnelse.
This is a reminder.
Tip: Neutral.
- 36
Jag har inte fått något svar.
I have not heard back.
Tip: Polite chase.
- 37
Kanske försvann mitt meddelande.
Perhaps my message went astray.
Tip: Diplomatic.
- 38
Inget svar behövs.
No reply is needed.
Tip: Considerate.
- 39
För kännedom.
For your information.
Tip: Standard abbreviation FYI.
- 40
Bortse gärna från mitt förra meddelande.
Please disregard my last message.
Tip: Standard.
- 41
Jag gjorde ett misstag.
I made an error.
Tip: Direct and fine.
- 42
Rätt siffra är…
The correct figure is…
Tip: Standard.
- 43
Jag ber om ursäkt för förvirringen.
I apologise for the confusion.
Tip: Formal.
- 44
Tveka inte att fråga.
Do not hesitate to ask.
Tip: Warm closing.
- 45
Jag är anträffbar…
I am available on…
Tip: Formal.
- 46
Mitt telefonnummer finns nedan.
My phone number is below.
Tip: Standard.
- 47
Trevlig helg.
Have a good weekend.
Tip: Extremely common Friday sign-off.
- 48
Med vänlig hälsning,
Best regards,
Tip: The standard — often abbreviated 'Mvh'.
- 49
Vänliga hälsningar,
Kind regards,
Tip: Slightly warmer.
- 50
Allt gott,
All the best,
Tip: Warm and informal.